HET CORONAVIRUS EN BESLUITVORMING IN VENNOOTSCHAPPEN
De gevolgen van COVID-19 op de wereldeconomie zijn wereldwijd voelbaar: overheden leggen hun burgers verregaande reisbeperkingen en “lock-downs” op, wat betekent dat alle niet-essentiële zaken geen doorgang mogen vinden en bijeenkomsten verboden zijn. Het openbare leven staat stil, de activiteiten van ondernemingen worden ernstig verstoord, de bedrijfsvoering wordt on hold gezet, enz. De huidige omstandigheden kunnen ook het bestuur en de besluitvormingsprocessen van vennootschappen bemoeilijken. Ten gevolge van de veiligheidsoverwegingen en verregaande overheidsmaatregelen kunnen de vergaderingen van de raad van bestuur en aandeelhoudersvergaderingen worden belemmerd. Er zijn echter tal van mogelijkheden waarover een vennootschap beschikt om de moeilijkheden met de continuïteit van het besluitvormingsproces te overwinnen.
Bestuursvergaderingen in vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (naamloze vennootschappen (NV) en besloten vennootschappen (BV))
Een raad van bestuur functioneert als een college en vereist dat zijn leden-bestuurders beraadslagen en collegiaal beslissen. Dit betekent dat zij op regelmatige tijdstippen moet vergaderen en tot beslissingen moet komen door middel van interactie. Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen legt geen frequentie op van te houden raden van bestuur. De vergaderingen van de raad van bestuur die over niet-dringende onderwerpen beslissen, kunnen dus worden uitgesteld of geannuleerd indien ze niet kunnen plaatsvinden als gevolg van de maatregelen genomen tegen COVID-19.
Sommige besluiten kunnen echter niet worden uitgesteld (bijvoorbeeld voor het opstellen van het jaarverslag en de goedkeuring van de jaarrekening). Daarnaast is het van belang dat de raad van bestuur steeds actief blijft en kan aantonen dat hij alle maatregelen en besluiten heeft genomen die in het belang van de vennootschap noodzakelijk worden geacht.
In dergelijke gevallen bestaan er evenwel verschillende manieren waarop een vennootschap beroep kan doen om toch een bestuursvergadering te houden, waarbij ofwel het aantal aanwezigen op de fysieke vergadering kan worden beperkt, of waarbij zelfs helemaal geen fysieke bijeenkomst hoeft plaats te vinden:
– Vertegenwoordiging bij volmacht
Een bestuurder die verhinderd wordt om deel te nemen aan een vergadering van de raad van bestuur (bijvoorbeeld een buitenlander die lijdt onder de opgelegde reisbeperkingen) kan een volmacht geven aan een collega-bestuurder om in zijn naam deel te nemen en te stemmen, om zo het aantal aanwezigen op de vergadering te beperken. U dient wel altijd voorafgaandelijk te controleren of de statuten specifieke eisen of beperkingen opleggen voor het verlenen van volmachten aan een andere bestuurder.
– Beraadslaging op afstand (elektronisch)
Bovendien is het niet vereist dat de bestuurders fysiek samenkomen om te vergaderen. Bestuursvergaderingen kunnen steeds op afstand worden gehouden via verschillende elektronische communicatiemiddelen (bijvoorbeeld via video- of telefoonconferentie). In zulke gevallen moet er voor worden gezorgd dat alle bestuursleden in real time met elkaar kunnen communiceren en overleggen. Voor beursgenoteerde ondernemingen wordt elektronische deelname zelfs aangemoedigd door het Corporate Governance Charter.
Het is ook belangrijk op te merken dat beraadslagingen en beslissingen steeds in notulen dienen vastgelegd te worden en door de voorzitter van de vergadering van de raad van bestuur moeten worden ondertekend, ook indien de vergadering van de raad van bestuur volledig elektronisch wordt gehouden.
– Schriftelijke besluitvorming
Bovendien maakt het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen – zowel voor een NV als voor een BV – het mogelijk om het bestuursorgaan alle beslissingen schriftelijk en met eenparigheid van stemmen te laten nemen, tenzij de statuten van de vennootschap in kwestie deze mogelijkheid zouden uitsluiten of beperken. Vóór de inwerkingtreding van het nieuwe Wetboek was schriftelijke besluitvorming alleen toegestaan in gevallen (i) van dringende noodzaak en (ii) waarin het belang van de vennootschap dit vereiste. Niettemin kan de mogelijkheid tot schriftelijke besluitvorming in de statuten worden beperkt of zelfs worden uitgesloten.
In ieder geval is het aan te raden om de huidige statuten en de eventuele toepasselijke regels in het reglement van interne orde vooraf te bekijken en na te gaan of deze enige beperking of uitsluiting zouden bevatten inzake het gebruik van één van de bovengenoemde mogelijkheden.
Algemene vergaderingen
Voor algemene vergaderingen is de situatie iets anders.
Jaarlijks moet er minstens één aandeelhoudersvergadering worden gehouden om de jaarrekening goed te keuren en de bestuurders kwijting te verlenen. Deze jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders moet worden gehouden binnen zes maanden na het afsluiten van het vorige boekjaar, dus voor de meeste vennootschappen is de uiterste datum 30 juni indien hun boekjaar eindigt op 31 december. De statuten vermelden de datum waarop en de plaats waar de jaarlijkse algemene vergadering moet worden bijeengeroepen. De jaarlijkse algemene vergadering kan worden uitgesteld, maar niet voor een onbepaalde tijd. De aandeelhouders kunnen bijvoorbeeld via schriftelijk eenparig besluit de jaarlijkse algemene vergadering uitstellen. Aangezien de bestuurders de jaarrekening echter binnen zes maanden na de afsluiting van het boekjaar moeten voorleggen, moet er ten minste vóór deze datum een algemene vergadering worden gehouden teneinde de jaarrekening voor te leggen. Indien de jaarrekening evenwel nog niet gefinaliseerd zou zijn, kunnen de aandeelhouders de vergadering dan opnieuw uitstellen, maar zij moeten er dan wel rekening mee houden dat de jaarrekening in elk geval binnen zeven maanden na de afsluiting van het boekjaar moet worden neergelegd bij de Nationale Bank van België.
Moeten de aandeelhouders fysiek aanwezig zijn op de vergadering? Dit zal afhangen van de regels die in de statuten zijn opgenomen:
– Vertegenwoordiging bij volmacht
Tenzij de statuten anders bepalen, kan een aandeelhouder een volmacht geven aan een andere aandeelhouder om hem of haar te vertegenwoordigen op de algemene vergadering, zodat het aantal aanwezigen op de fysieke vergadering tot een minimum beperkt blijft.
– Deelname en stemming op afstand (elektronisch)
De statuten kunnen bepalen dat algemene vergaderingen van aandeelhouders via digitale communicatiemiddelen (per video- of telefoonconferentie) kunnen worden gehouden, op voorwaarde dat alle aandeelhouders (i) daarbij individueel door de vennootschap kunnen worden geïdentificeerd, en (ii) tijdens de vergadering rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken toegang hebben tot de besprekingen, kunnen stemmen en vragen kunnen stellen. De oproeping tot de algemene vergadering vermeldt in dat geval deze mogelijkheid om op afstand deel te nemen, samen met een gedetailleerde beschrijving van de procedure voor een dergelijke elektronische deelname. Elektronische deelname houdt in dat de aandeelhouders die op afstand deelnemen hun stem in real time tijdens de vergadering kunnen uitbrengen via de elektronische middelen die door de vennootschap ter beschikking worden gesteld.
Bovendien kunnen de statuten het stemmen op afstand vergemakkelijken door de aandeelhouders toe te staan om vóór de algemene vergadering elektronisch of per post te stemmen, zodat hun aanwezigheid (hetzij fysiek of op afstand) niet vereist is tijdens de eigenlijke vergadering.
Gelieve te noteren dat, hoewel de aandeelhouders niet persoonlijk aanwezig hoeven te zijn, de leden van het bureau van de algemene vergadering, de bestuurders en de commissaris (indien van toepassing) in principe wel fysiek aanwezig moeten zijn op de vergadering.
De punten die tijdens de algemene vergadering worden besproken, dienen in notulen vastgelegd worden. Het is ook mogelijk om de notulen later op te stellen. Het is echter raadzaam om dit gelijktijdig te doen terwijl de vergadering plaatsvindt, om enige discussie achteraf te vermijden. In geval alle of een deel van de aandeelhouders op afstand via een elektronisch communicatiemiddel heeft deelgenomen aan de vergadering, moeten de notulen ook melding maken van eventuele technische incidenten of storingen die zich tijdens de vergadering zouden hebben voorgedaan.
– Schriftelijke besluitvorming
De aandeelhouders kunnen voorts ook schriftelijk en met eenparigheid van stemmen alle beslissingen nemen die binnen de bevoegdheid van de algemene vergadering vallen, met uitzondering van beslissingen die in een authentieke akte moeten worden vastgelegd.
De maatregelen tegen COVID-19 vormen geen geldig excuus om het besluitvormingsproces en de werking van de bestuursorganen van de vennootschap volledig stil te leggen, aangezien de vennootschap over verscheidene mogelijkheden beschikt om een bestuurs- of aandeelhoudersvergadering te houden zonder fysieke bijeenkomst van de leden.
Indien de statuten van uw vennootschap nog niet zouden voorzien in de nodige flexibiliteit om gebruik te maken van de verschillende mogelijkheden die in deze bijdrage aan bod kwamen, helpen wij u graag om deze aan te passen. Aarzel niet om hiervoor contact op te nemen met onze experts. Wij kunnen u en uw vennootschap bovendien bijstaan om de statuten volledig in overeenstemming te brengen met de bepalingen van het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
Other articles
Fiscal support measures for Telework FAST TRACK Procedure
Uitstel (maar geen afstel) van betaling onroerende voorheffing aanslagjaar
Coronavirus: what are your options in the event of a disruption in your supply chain?
Corona virus (Covid-19) – The most important labor law issues in Belgium
COVID-19 Supporting measures issued by the Belgian tax authorities
COVID-19 Belgian VAT measures and other possible VAT/CUSTOMS reliefs
EY Law uses Artificial Intelligence to speed up urgent contract reviews
The use of a MAC-clause in M&A-practice
COVID-19: travel restrictions to Schengen area – impact on international assignments
COVID-19: Telework as containment measure – An international social security perspective
CORONA CRISIS AND CORPORATE DECISION MAKING