Assemblées générales des actionnaires

En principe, l’assemblée générale des actionnaires est tenue sous la forme d’une réunion physique au siège social de la société ou de l’association. En raison des mesures du Covid-19, les réunions physiques doivent être évitées ou sont devenues impossibles.

Actuellement, le Code des sociétés et des associations offre plusieurs possibilités aux actionnaires pour éviter leur présence physique, mais ces procédures spéciales ne peuvent pas être appliquées par toutes les entités juridiques. Les statuts contiennent souvent des dispositions divergentes.

Le législateur a donc promulgué un nouvel Arrêté Royal le 9 avril 2020 (“AR”), afin d’offrir plus de flexibilité en ce qui concerne l’organisation des assemblées générales des actionnaires (ainsi que des réunions de l’organe d’administration).

En résumé, le législateur a prévu deux options. D’une part, l’assemblée générale peut se tenir sans présence physique. D’autre part, l’assemblée générale peut être reportée à une date ultérieure. Cela s’applique non seulement aux assemblées générales annuelles, mais aussi aux assemblées générales spéciales et extraordinaires.

Option 1 : Assemblée générale sans présence physique

L’organe d’administration peut obliger les participants à l’assemblée générale, avant la tenue de l’assemblée générale et sans autorisation statutaire préalable, :

• de voter au moyen d’un formulaire de vote mis à disposition par l’organe d’administration ou disponible sur un site internet ;

• d’accorder une procuration avec instructions de vote à un mandataire qui sera désigné par l’organe d’administration.

L’organe d’administration doit offrir simultanément ces deux options aux participants de l’assemblée générale.

Si une procuration est accordée, l’organe d’administration peut désigner un mandataire. Cette procuration doit contenir des instructions de vote pour chaque point de l’ordre du jour et le mandataire doit tenir compte de ces instructions.

Les formulaires de vote et les procurations des actionnaires doivent parvenir à la société cotée au plus tard le quatrième jour précédant le jour de l’assemblée générale. Les entités non cotées peuvent également exiger que ces documents leur parviennent avant cette date. Il n’y a pas de formalités obligatoires prescrites. Une copie scannée ou photographiée des documents complétés et signés peut, par exemple, être envoyée en pièce jointe à un e-mail.

L’organe d’administration peut ordonner aux participants à l’assemblée générale d’envoyer leurs questions uniquement par écrit. L’organe d’administration peut également exiger que les questions soient soumises au plus tard le quatrième jour précédant le jour de l’assemblée générale.

Ces questions écrites recevront une réponse par écrit au plus tard le jour de l’assemblée générale (mais avant le vote) ou seront répondues oralement si l’assemblée générale se tient également par téléphone ou par vidéoconférence.

Les réponses à ces questions écrites doivent être  « raisonnablement portées à la connaissance des actionnaires ». Les sociétés cotées publient les réponses sur leur site web.

Les membres du bureau, les membres de l’organe d’administration, le commissaire et le mandataire peuvent tenir l’assemblée générale par téléphone ou par vidéoconférence. Si les règles de distanciation sociale peuvent être respectées, ils ont également la possibilité de se réunir physiquement.

Pour ce qui est des assemblées générales dont les décisions doivent être adoptées par un acte authentique, la comparution physique d’un seul mandataire ou d’un seul administrateur dûment autorisé à cet effet devant le notaire est suffisante.

Les personnes morales peuvent modifier toutes les convocations qui ont déjà été annoncées ou envoyées au moment de l’entrée en vigueur de cet AR (rétroactivement) si elles souhaitent faire usage de ces règles plus flexibles. Il n’y a pas d’obligation d’appliquer à nouveau les formalités de convocation et de participation. Les sociétés cotées annoncent ce changement par le biais d’un communiqué de presse et sur leur site internet, au plus tard le sixième jour précédant le jour de l’assemblée générale.

Les sociétés cotées sont exemptées de l’obligation d’envoyer les convocations et autres documents, qui doivent normalement être mis à disposition des actionnaires et autres personnes qui ont le droit de les recevoir, par courrier postal ou de les  mettre à disposition au siège de la société. Les sociétés non cotées fournissent les documents requis par e-mail.

Option 2 : Report de l’assemblée générale à une date ultérieure

L’organe d’administration peut également décider de reporter l’assemblée générale et de la faire tenir dans un délai de dix semaines à compter de la date ultime à laquelle l’assemblée générale doit légalement avoir lieu. Pour les sociétés dont l’exercice financier coïncide avec une année civile, cette date limite est le 30 juin 2020. Cela signifie que, dans ce cas, l’assemblée générale peut être reportée jusqu’au 8 septembre 2020, à condition que la décision de report soit prise au plus tard le 3 mai 2020 par l’organe d’administration.

L’organe d’administration doit informer en temps utile les participants à l’assemblée générale du report. Les formalités de convocation à l’assemblée générale reportée devront être appliquées.

Les sociétés cotées annoncent ce report par le biais d’un communiqué de presse et sur leur site internet, au plus tard le quatrième jour précédant le jour de l’assemblée générale.

L’AR prévoit également la possibilité de reporter les réunions déjà convoquées et pas encore tenues.

L’organe d’administration ne peut pas reporter les assemblées générales qui doivent être convoquées à l’initiative du commissaire ou d’un actionnaire détenant au moins 10 % des actions ou du capital. Le report n’est pas non plus possible pour les assemblées générales qui doivent être convoquées à la suite de l’application de la procédure de la sonette d’alarme.

Réunions de l’organel d’administration

Toute décision d’un organe collégial d’administration peut, nonobstant toute disposition statutaire contraire, être prise par une décision écrite unanime de tous ses membres.  Toute réunion d’un organe collégial d’administration peut également être tenue par téléphone ou par vidéoconférence.

Report du dépôt des comptes annuels

Le délai dans lequel les comptes annuels doivent être déposés au plus tard est également prolongé d’une période de dix semaines. L’AR prévoit également des prolongations supplémentaires concernant certaines obligations spécifiques dans le chef des sociétés cotées. Une prolongation est également prévue pour le dépôt des comptes annuels des sociétés, associations ou fondations étrangères ayant une succursale belge.

Les mesures sont limitées dans le temps

Les mesures de l’AR ont une durée limitée et s’appliqueront du 1^er mars 2020 au 3 mai 2020. Cette période peut toutefois être prolongée.

Une assemblée générale des actionnaires ou une réunion de l’organe d’administration, convoquée avant le 3 mai 2020 (ou une date ultérieure en cas de prolongation), mais tenue après cette date, peut se dérouler conformément aux dispositions du présent AR.

Les dispositions de l’AR sont facultatives. Si les entités choisissent de ne pas utiliser les options proposées, elles doivent pleinement se conformer au régime qui leur serait autrement applicable à cet égard.

L’AR s’applique à toute réunion de l’organe d’administration et à toute assemblée générale qui doit être tenue ou aux réunions qui auraient dû être tenues depuis le 1^er mars 2020 mais qui ne l’ont pas été. Il s’applique également aux convocations relatives à ces réunions. Le présent AR ne s’applique pas aux réunions qui ont été effectivement tenues depuis le 1^er mars 2020 conformément aux règles applicables avant l’entrée en vigueur du présent AR.

Champ d’application

L’AR s’applique à toutes les sociétés, associations et personnes morales régies par le Code des sociétés et des associations, le Code des sociétés, la loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les fondations et les partis et fondations politiques européens, la loi du 31 mars 1898 sur les associations professionnelles, ainsi que par la loi du 12 juillet 1989 portant diverses mesures d’application du Règlement (CEE) n° 2137/85 du 25 juillet 1985 relatif à l’institution du groupement européen d’intérêt économique.

L’AR contient également un fourre-tout pour toutes les personnes morales établies conformément à des règlements spéciaux, pour autant qu’elles disposent d’un organe d’administration ou d’une assemblée générale.

Le Roi peut déclarer les dispositions de l’AR applicables aux sociétés cotées en bourse, aux sociétés dont les actions ou les certificats relatifs à ces actions sont négociés sur un système multilatéral de négociation ou sur un système organisé de négociation.