Wetsontwerp tot wijziging van het wetboek van vennootschappen en verenigingen in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het COVID-19 virus

 De uitbraak van de Covid-19 pandemie begin 2020 en de corresponderende overheidsmaatregelen om het virus in te dammen doen heel wat vragen rijzen over de besluitvorming van vennootschappen, ook op langere termijn. De pandemie zorgt er immers voor dat fysieke vergaderingen niet langer de norm kunnen zijn.

Tijdens de eerste golf van de pandemie werd het Koninklijk Besluit van 9 april 2020 (het “KB”) uitgevaardigd om meer flexibiliteit te bieden inzake de organisatie van algemene aandeelhoudersvergaderingen (en bestuursvergaderingen). Hierin voorzag de wetgever twee uitzonderlijke mogelijkheden voor Belgische ondernemingen: (1) een uitstel van hun algemene vergadering naar een latere datum (met een maximum van 10 weken) en (2) de organisatie van hun algemene vergadering op afstand (zonder fysieke aanwezigheid). Deze maatregelen waren echter beperkt in de tijd en konden enkel worden toegepast op vergaderingen te houden of die hadden moeten worden gehouden of op bijeenroepingen te versturen of die had moeten worden verstuurd tussen 1 maart 2020 en 30 juni 2020. Bijgevolg ondervinden Belgische ondernemingen nog steeds grote praktische problemen bij het organiseren van hun algemene vergaderingen. De nood was hoog aan een nieuwe tussenkomst van de wetgever om de continuïteit van het besluitvormingsproces van vennootschappen en verenigingen te allen tijde te vrijwaren.

Om hieraan tegemoet te komen werd er op 25 november 2020 een nieuw wetsontwerp ingediend bij de Belgische Kamer van Volksvertegenwoordigers tot wijziging van (onder meer) het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (het “WVV”). Dit wetsontwerp werd op 15 december 2020 aangenomen door de commissies. Het wetsontwerp heeft als eerste doel om dringende maatregelen te nemen met betrekking tot de besluitvorming van vennootschappen in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie, maar stelt ook een aantal definitieve maatregelen voor in het kader van de digitalisering van vennootschappen en hun besluitvorming.

Met betrekking tot vennootschappen en verenigingen bevat dit wetsontwerp het voorstel om bij wet (i) de organisatie van algemene vergaderingen op afstand, (ii) het recht van de aandeelhouders of leden om vooraf langs elektronische weg te stemmen en (iii) de besluitvorming door middel van schriftelijke besluiten van de aandeelhouders of leden mogelijk te maken.

De organisatie van algemene vergaderingen op afstand

 Momenteel biedt het WVV enkel uitdrukkelijk de mogelijkheid aan de aandeelhouders van BV’s, NV’s en CV’s om op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering mits statutaire machtiging. Deze regeling heeft tot gevolg dat bij passiviteit van de aandeelhouders om een statutaire regeling aan te nemen, de organisatie van een elektronische of digitale algemene vergadering niet mogelijk is. Het nieuwe wetsontwerp introduceert de mogelijkheid om algemene vergaderingen op afstand te organiseren, zelfs als de statuten dit niet expliciet toestaan, in bovenstaande vennootschapsvormen, evenals in de VZW’s en IVZW’s.

De voorwaarden om gebruik te kunnen maken van deze mogelijkheid zijn de volgende:

• Beslissing van het bestuursorgaan: Het bestuursorgaan moet de beslissing nemen om de algemene vergadering op afstand te organiseren en moet voorafgaand aan de aandeelhouders of leden de mogelijkheid bieden om op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering door middel van een door de vennootschap of vereniging ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel. De enige uitzondering hierop geldt voor genoteerde naamloze vennootschappen, waar elke effectenhouder kan deelnemen aan de algemene vergadering via een door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel, zonder dat de keuze om een elektronische algemene vergadering toe te staan wordt gelegd bij het bestuursorgaan;
• Informatie- en controleverplichtingen: De wetgever legt een aantal strikte voorwaarden op om onder meer de hoedanigheid en identiteit van de aandeelhouders of leden te controleren en de actieve deelname van de aandeelhouders of leden aan de vergadering en de uitoefening van het stemrecht te garanderen. De procedures met betrekking tot de deelname op afstand moeten duidelijk worden omschreven in de oproeping tot de algemene vergadering en de notulen moeten een duidelijk relaas geven van het verloop van de vergadering;
• Fysieke aanwezigheid van het bureau: De leden van het bureau van de algemene vergadering kunnen niet langs elektronische weg aan de algemene vergadering deelnemen. Er wordt hierbij geargumenteerd dat de leden van het bureau de personen zijn die de notulen van de algemene vergadering ondertekenen en die namens de vennootschap of vereniging de verantwoordelijkheid nemen over de geldige samenstelling van de vergadering op afstand.

Het voorafgaandelijk stemmen via elektronische weg

 Het nieuwe wetsontwerp introduceert daarnaast ook de mogelijkheid om een statutair stemmechanisme op te zetten voor de aandeelhouders of leden, waarbij de aandeelhouders of leden hun stem via elektronische weg kunnen uitbrengen voordat de algemene vergadering plaatsvindt. Een belangrijke beperking is echter dat een dergelijk mechanisme niet kan worden gebruikt tenzij het in detail voorzien en geregeld is in de statuten en de nodige waarborgen bestaan om onder meer de hoedanigheid en identiteit van de aandeelhouders of leden te controleren.

De schriftelijke besluitvorming

 Ten slotte introduceert het nieuwe wetsontwerp de mogelijkheid om in VZW’s en IVZW’s beslissingen te nemen van de algemene vergadering via eenparige schriftelijke besluiten van de leden, zelfs zonder enige machtiging in de statuten. Het WVV voorzag deze procedure al uitdrukkelijk voor de NV’s, BV’s en CV’s. Een belangrijke kanttekening is dat deze procedure, in geen enkele vennootschap of vereniging, kan worden gebruikt voor wijzigingen van de statuten.

Dit is een positieve ontwikkeling voor VZW’s, maar maakt voor IVZW’s een grote beperking uit op hun contractuele vrijheid. Vooral de vereiste dat de schriftelijke besluiten unaniem moeten worden genomen (met eenparigheid van stemmen van alle leden) zal ervoor zorgen dat dit mechanisme in grote verenigingen met veel leden (en vennootschappen met veel aandeelhouders) in de praktijk zeer moeilijk, zo niet onmogelijk zal zijn om te organiseren.

Volgende stappen

 Bovenvermeld wetsontwerp wordt momenteel besproken in het Belgische parlement en is nog aan potentiële amendementen onderworpen. Pas bij goedkeuring van het wetsontwerp zullen de bovengenoemde nieuwe bepalingen in het WVV worden opgenomen.

De nieuwe bepalingen tot wijziging van het WVV zullen in werking treden vanaf de dag waarop ze in het Belgisch Staatsblad zijn gepubliceerd.