Wet tot wijziging van o.a. het wetboek van vennootschappen en verenigingen (hierna: het “WVV”) in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het COVID-19 virus

De uitbraak van de COVID-19 pandemie begin 2020 en de corresponderende overheidsmaatregelen om het virus in te dammen doen heel wat vragen rijzen over de besluitvorming van Belgische ondernemingen, ook op langere termijn. De pandemie zorgt er immers voor dat fysieke vergaderingen niet langer de norm kunnen zijn.

Tijdens de eerste golf van de pandemie werd het Koninklijk Besluit van 9 april 2020 (hierna: het “KB”) uitgevaardigd om meer flexibiliteit te bieden inzake de organisatie van algemene aandeelhouders- of ledenvergaderingen (en bestuursvergaderingen). Hierin voorzag de wetgever twee uitzonderlijke mogelijkheden voor Belgische ondernemingen: (1) een beperkt uitstel van de gewone algemene vergadering naar een latere datum (met een maximum van 10 weken) en (2) de organisatie van een algemene vergadering op afstand (zonder fysieke aanwezigheid). Deze maatregelen waren echter beperkt in de tijd en konden enkel worden toegepast op vergaderingen te houden of die hadden moeten worden gehouden of op bijeenroepingen te versturen of die had moeten worden verstuurd tussen 1 maart 2020 en 30 juni 2020. Bijgevolg ondervinden Belgische ondernemingen nog steeds grote praktische problemen bij het organiseren van hun algemene vergaderingen. De nood was hoog aan een nieuwe tussenkomst van de wetgever om de continuïteit van het besluitvormingsproces van vennootschappen en verenigingen te allen tijde te vrijwaren.

Om hieraan tegemoet te komen werd op 20 december 2020 de nieuwe wet houdende diverse tijdelijke en structurele bepalingen inzake justitie in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19 aangenomen (B.S. 24 december 2020) (hierna: de “Wet”). De Wet heeft als eerste tot doel om dringende maatregelen te nemen met betrekking tot de besluitvorming van vennootschappen en verenigingen in het kader van de strijd tegen de COVID-19 pandemie, maar stelt ook een aantal definitieve maatregelen voor in het kader van de digitalisering van de besluitvorming van vennootschappen en verenigingen.

Met betrekking tot vennootschappen en verenigingen voorziet de Wet met name in (i) de organisatie van algemene vergaderingen op afstand, (ii) het recht van de aandeelhouders of leden om voorafgaand langs elektronische weg te stemmen en (iii) de besluitvorming door middel van éénparige schriftelijke besluiten van de aandeelhouders of leden.

De organisatie van algemene vergaderingen op afstand 

Tot nu toe bood het WVV enkel uitdrukkelijk de mogelijkheid aan de aandeelhouders van BV’s, NV’s en CV’s om op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering mits statutaire machtiging. Deze regeling had tot gevolg dat bij passiviteit van de aandeelhouders om een statutaire regeling te voorzien, de organisatie van een elektronische of digitale algemene vergadering niet mogelijk was. De Wet introduceert de mogelijkheid om algemene vergaderingen op afstand te organiseren, zelfs als de statuten dit niet expliciet toestaan, in bovenstaande vennootschapsvormen, evenals in VZW’s en IVZW’s.

De voorwaarden om gebruik te kunnen maken van deze mogelijkheid zijn de volgende:

• Beslissing van het bestuursorgaan: Het bestuursorgaan moet officieel de beslissing nemen om de algemene vergadering op afstand te organiseren en moet voorafgaand aan de aandeelhouders of leden de mogelijkheid bieden om op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering door middel van een door de vennootschap of vereniging ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel.
• Informatie- en controleverplichtingen: De wetgever legt een aantal strikte voorwaarden op om onder meer de hoedanigheid en identiteit van de aandeelhouders of leden te controleren en de actieve deelname van de aandeelhouders of leden aan de vergadering en de uitoefening van het stemrecht te garanderen. De procedures met betrekking tot de deelname op afstand moeten duidelijk worden omschreven in de oproeping tot de algemene vergadering en de notulen moeten een duidelijk relaas geven van het verloop van de vergadering. Het elektronisch communicatiemiddel moet de aandeelhouders of leden bovendien in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en vragen te stellen, tenzij het bestuursorgaan in de oproeping tot de algemene vergadering motiveert waarom de vennootschap of vereniging niet over dergelijk elektronisch communicatiemiddel beschikt. Deze laatste uitzondering is echter beperkt in de tijd en zal slechts van toepassing zijn tot 30 juni 2021.
• Fysieke aanwezigheid van het bureau: De leden van het bureau van de algemene vergadering kunnen niet langs elektronische weg aan de algemene vergadering deelnemen. Er wordt hierbij geargumenteerd dat de leden van het bureau de personen zijn die de notulen van de algemene vergadering ondertekenen en die namens de vennootschap of vereniging de verantwoordelijkheid dragen inzake de geldige samenstelling van de vergadering.

Het voorafgaandelijk stemmen via elektronische weg 

De Wet introduceert daarnaast ook de mogelijkheid om een statutair stemmechanisme op te zetten voor de aandeelhouders of leden, waarbij de aandeelhouders of leden hun stem via elektronische weg kunnen uitbrengen voordat de algemene vergadering plaatsvindt. Een belangrijke beperking is echter dat een dergelijk mechanisme niet kan worden gebruikt tenzij het in detail voorzien en geregeld is in de statuten en de nodige waarborgen bestaan om onder meer de hoedanigheid en identiteit van de aandeelhouders of leden te controleren.

De schriftelijke besluitvorming 

Ten slotte introduceert de Wet de mogelijkheid om in VZW’s en IVZW’s beslissingen te nemen van de algemene vergadering via eenparige schriftelijke besluiten van de leden, zelfs zonder enige machtiging in de statuten. Het WVV voorzag deze procedure al uitdrukkelijk voor de NV’s, BV’s en CV’s. Een belangrijke kanttekening is dat deze procedure in geen enkele vennootschap of vereniging kan worden gebruikt voor statutenwijzigingen.

Dit is een positieve ontwikkeling voor VZW’s, maar maakt voor IVZW’s een grote beperking uit op hun contractuele vrijheid. Vooral de vereiste dat de schriftelijke besluiten unaniem moeten worden genomen (met eenparigheid van stemmen van alle leden) zal ervoor zorgen dat dit mechanisme in grote verenigingen met veel leden (en vennootschappen met veel aandeelhouders) in de praktijk zeer moeilijk, zo niet onmogelijk zal zijn om te organiseren.

Voor een specifieke bespreking van de impact van deze nieuwe wetgeving op de non-profit sector verwijzen wij naar de volgende nieuwsbrief: Virtual & written general assemblies in (International) Non-Profit Associations.

Inwerkingtreding 

De Wet werd op 20 december 2020 geadopteerd en werd op 24 december 2020 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Bovenvermelde wijzigingen aan het WVV traden bijgevolg in werking met ingang van 24 december 2020.