Vandaag verhinderen de strenge regels rond de toepassing van de schriftelijke besluitvorming in Belgische vennootschappen vaak een efficiënte werking van de raad van bestuur. Enkel wanneer de volgende voorwaarden cumulatief zijn vervuld, kan de raad van bestuur van een naamloze vennootschap (“NV”) schriftelijke besluiten nemen:

• Deze mogelijkheid moet worden voorzien in de statuten;
• Enkel in uitzonderlijke gevallen, d.i. wanneer de dringende noodzakelijkheid en het belang van de vennootschap dit vereisen; en
• In geval van unanimiteit onder de bestuurders.

De tweede voorwaarde, die stelt dat de raad van bestuur enkel schriftelijke besluiten kan nemen wanneer de dringende noodzakelijkheid dit vereist, wordt restrictief geïnterpreteerd waardoor de schriftelijke besluitvorming vandaag nagenoeg niet kan worden toegepast in de raad van bestuur van Belgische NV’s.

De Belgische vennootschappen worden dan ook genoodzaakt om gebruik te maken van vergadermodaliteiten die een gezamenlijke beraadslaging onder de bestuursleden toestaan, zoals een traditionele vergadering of teleconferenties.

Langverwachte versoepeling

Met het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen heeft de wetgever de oproep van de vennootschapspraktijk tot meer flexibiliteit in het besluitvormingsproces van de raad van bestuur van Belgische vennootschappen beantwoord.

Niet alleen zal de voorwaarde van de “dringende noodzakelijkheid” niet langer moeten worden vervuld, de toepassing van de schriftelijke besluitvorming zal ook worden uitgebreid naar de raad van bestuur van andere vennootschapsvormen, zoals de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (“BVBA” of – onder het nieuwe Wetboek van vennootschappen – “BV”).

Zolang de statuten deze mogelijkheid niet uitsluiten, zal de enige voorwaarde voor het nemen van schriftelijke besluiten unanimiteit onder de bestuurders zijn.

Wanneer te verwachten?

Op 28 februari 2019 werd de tekst van het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen eindelijk gestemd en goedgekeurd door het parlement. Ondanks de opgelopen vertragingen zal het nieuwe wetboek daarom nog steeds in werking kunnen treden op de voorziene datum, d.i. 1 januari 2020.

Na 1 mei 2019 zullen nieuw opgerichte vennootschappen nochtans verplicht worden onderworpen aan de toepassing van het nieuwe wetboek, terwijl reeds bestaande vennootschappen na deze datum over de mogelijkheid zullen beschikken om te kiezen voor een vervroegde toepassing van dit flexibele regime via een wijziging van de statuten.

Mocht u na het lezen van dit artikel nog vragen hebben, neem dan contact op met uw EY Law contactpersoon of met Lieven Bultinck of Jasper Berthels.