Algemene vergadering

In principe wordt de algemene vergadering van aandeelhouders gehouden bij wijze van een fysieke vergadering op de zetel van de vennootschap of de vereniging. Vanwege de Covid-19 maatregelen moeten fysieke vergaderingen vermeden worden of zijn zij onmogelijk geworden.

Momenteel biedt het Wetboek van vennootschappen en verenigingen verschillende mogelijkheden voor de aandeelhouders om hun fysieke aanwezigheid te vermijden, maar deze mogelijkheden kunnen niet door alle rechtspersonen worden toegepast. Ook bevatten de statuten vaak afwijkende bepalingen.

Daarom heeft de wetgever op 9 april 2020 een nieuw Koninklijk Besluit (“KB”) uitgevaardigd om meer flexibiliteit te bieden inzake de organisatie van algemene aandeelhoudersvergaderingen (en ook bestuursvergaderingen).

Kort gesteld heeft de wetgever in twee mogelijkheden voorzien. Enerzijds kan de algemene vergadering doorgaan zonder fysieke aanwezigheid. Anderzijds kan de algemene vergadering uitgesteld worden naar een latere datum. Deze bepalingen gelden niet alleen voor de jaarvergaderingen, maar ook voor de bijzondere en buitengewone vergaderingen.

Optie 1: Algemene vergadering laten doorgaan zonder fysieke aanwezigheid

Het bestuursorgaan kan de deelnemers verplichten, zonder dat hier een statutaire mogelijkheid is voorzien, om vóór de algemene vergadering:

• te stemmen via een stemformulier dat het bestuursorgaan ter beschikking stelt of via een website beschikbaar is; 

• een volmacht te verlenen met steminstructies aan een door het bestuursorgaan aan te duiden lasthebber.

Het bestuursorgaan moet deze beide mogelijkheden tegelijk aanbieden aan de deelnemers van de algemene vergadering.

Indien er een volmacht wordt verleend, kan het bestuur een lasthebber aanduiden. Deze volmacht moet verplicht steminstructies bevatten voor ieder onderwerp op de agenda en de lasthebber moet met deze instructies rekening houden.

Stemformulieren en volmachten moeten de genoteerde vennootschap ten laatste de vierde dag die de dag van de algemene vergadering voorafgaat bereiken. De andere entiteiten kunnen deze deadline tevens opleggen. De mogelijkheden om deze stemformulieren en volmachten te verlenen zijn flexibel. Dit kan bijvoorbeeld via e-mail met een gescande of een gefotografeerde kopie van het ingevulde en ondertekende formulier of de ingevulde en ondertekende volmacht als bijlage.

Het bestuursorgaan kan de deelnemers aan de algemene vergadering opleggen enkel schriftelijke vragen te stellen. Zij kan ook de verplichting opleggen dat de deelnemers hun vragen ten laatste de vierde dag die de dag van de algemene vergadering voorafgaat, aan de rechtspersoon overmaken.

Deze vragen worden ofwel schriftelijk beantwoord ten laatste op de dag van de algemene vergadering (maar vóór de stemming) ofwel mondeling indien de algemene vergadering ook via telefonische of videoconferentie kan gevolgd worden.

De antwoorden moeten “redelijkerwijze ter kennis worden gebracht”. Genoteerde vennootschappen maken de antwoorden bekend op hun website.

Leden van het bureau, de leden van het bestuursorgaan, de commissaris en de volmachthouder kunnen de algemene vergadering houden via telefonische- of videoconferentie. Indien de social distancing regels in acht worden genomen kunnen zij wel nog fysiek bijeenkomen.

Voor die algemene vergaderingen waarvan de beslissingen bij authentieke akte moeten worden vastgesteld, volstaat de fysieke verschijning van één volmachthouder of bestuurder, die daartoe gemachtigd is, voor de notaris met het oog op de ondertekening van de akte.

De rechtspersoon kan elke bijeenroeping, die reeds bekendgemaakt of verstuurd werd bij de inwerkingtreding van dit KB, wijzigen met het oog op de toepassing van de flexibele regels, zonder dat de bijeenroepings- en deelnemingsformaliteiten opnieuw moeten worden toegepast. Genoteerde vennootschappen kondigen dergelijke wijziging aan via een persbericht en op hun website, uiterlijk de zesde dag die de dag van de algemene vergadering voorafgaat.

Genoteerde vennootschappen worden vrijgesteld van elke verplichting om de bijeenroeping en de andere documenten die zij ter beschikking moeten stellen van hun aandeelhouders en andere personen die het recht hebben deze te ontvangen per gewone post mee te delen of op de zetel van de vennootschap ter beschikking te houden. De niet-genoteerde vennootschappen bezorgen de documenten per e-mail.

Optie 2: Algemene vergadering uitstellen naar een latere datum

Het bestuursorgaan kan ook beslissen om de algemene vergadering uit te stellen en ze te laten plaatsvinden binnen de tien weken na de uiterste datum waarop de algemene vergadering wettelijk moet plaatsvinden. Voor vennootschappen met een boekjaar dat gelijk loopt met een kalenderjaar is deze uiterste datum 30 juni 2020. Dit betekent dat de algemene vergadering in dit geval kan uitgesteld worden tot uiterlijk 8 september 2020, op voorwaarde dat het bestuursorgaan ten laatste op 3 mei 2020 hiertoe een beslissing neemt.

De deelnemers aan de algemene vergadering moeten tijdig ingelicht worden van het uitstel. Een nieuwe bijeenroeping voor de uitgestelde algemene vergadering is noodzakelijk.

Genoteerde vennootschappen kondigen dergelijk uitstel aan via een persbericht en op hun website, uiterlijk de vierde dag die de dag van de algemene vergadering voorafgaat.

Er wordt een mogelijkheid voorzien om reeds bijeengeroepen, maar nog niet gehouden, vergaderingen uit te stellen.

Het bestuursorgaan kan geen algemene vergaderingen uitstellen die, op initiatief van de commissaris of een aandeelhouder met ten minste 10 procent van het aantal aandelen of kapitaal, bijeengeroepen moeten worden. Uitstel is ook niet mogelijk voor algemene vergaderingen die bijeengeroepen moeten worden naar aanleiding van de toepassing van de alarmbelprocedure.

Vergadering van het bestuursorgaan

Elke beslissing van een collegiaal bestuursorgaan kan, niettegenstaande andersluidende statutaire bepalingen, genomen worden bij eenparig schriftelijk besluit van al zijn leden. Elke vergadering van een collegiaal bestuursorgaan kan ook worden gehouden door middel van telefonische- of videoconferenties.

Uitstel neerlegging jaarrekening

Ook de termijn waarbinnen de jaarrekening uiterlijk moet worden neergelegd, wordt verlengd met een periode van tien weken. Het Koninlijk Besluit voorziet ook in bijkomende verlengingen voor wat betreft specifieke verplichtingen in hoofde van beursgenoteerde ondernemingen. Ook voor buitenlandse vennootschappen, verenigingen of stichtingen met een bijkantoor in België wordt in een uitstel voorzien voor de neerlegging van hun jaarrekening.

Inwerkingtreding en toepassing in de tijd

De bepalingen van het KB zijn van beperkte duur en zijn van toepassing gedurende de periode van 1 maart 2020 (retroactief) tot en met 3 mei 2020. Deze periode kan worden verlengd.

Een algemene vergadering of een vergadering van een bestuursorgaan opgeroepen vóór 3 mei 2020 (of een andere datum in geval van verlenging) mag worden gehouden overeenkomstig de bepalingen van het KB, zelfs als zij na deze datum wordt gehouden.

De bepalingen van het KB voorzien in een facultatieve regeling. De entiteiten die ervoor kiezen geen gebruik te maken van de aangeboden opties, dienen zich volledig te houden aan het regime dat anders in dit verband op hen van toepassing zou zijn.

Het KB is van toepassing op elke vergadering van een bestuursorgaan en van een algemene vergadering te houden of die had moeten worden gehouden maar niet is gehouden, vanaf 1 maart 2020. Ook is zij van toepassing op elke bijeenroeping van een bestuursorgaan en van een algemene vergadering, verstuurd of bekendgemaakt of die had moeten worden verstuurd of bekendgemaakt, vanaf 1 maart 2020. Dit KB is niet van toepassing op vergaderingen van bovengenoemde organen die sinds 1 maart 2020 hebben plaatsgevonden overeenkomstig de regels die vóór de inwerkingtreding van dit besluit van toepassing waren.

Toepassingsgebied

Het Koninklijk besluit is van toepassing op alle vennootschappen, verenigingen, en rechtspersonen die worden beheerst door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, door het Wetboek van vennootschappen, door de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de stichtingen en de Europese politieke partijen en stichtingen, door de wet van 31 maart 1898 op de beroepsverenigingen, en door de wet van 12 juli 1989 houdende verscheidene maatregelen tot toepassing van de Verordening (EEG) nr. 2137/85 van de Raad van 25 juni 1985 tot instelling van Europese economische samenwerkingsverbanden.

Het Koninklijk besluit bevat ook een catch all-bepaling voor alle andere rechtspersonen die opgericht werden overeenkomstig bijzondere wetgeving voor zover zij een orgaan van bestuur of een algemene vergadering hebben.

De Koning kan de bepalingen van het KB die van toepassing zijn op genoteerde vennootschappen toepasselijk verklaren op vennootschappen waarvan de aandelen of de certificaten die op die aandelen betrekking hebben worden verhandeld op een multilaterale handelsfaciliteit, of op een georganiseerde handelsfaciliteit.