UPDATE UBO-registratie

nieuw Koninklijk Besluit 23 september 2020

Een nieuw Koninklijk Besluit werd ingevoerd op 23 september 2020 (‘KB’) en breidt de verplichtingen uit voor de registratie van de UBO’s in het Belgische UBO register. Bepaalde wijzigingen hebben een niet te onderschatten impact op de (gedane) registraties.

Tussenliggende entiteiten bij onrechtstreekse uiteindelijke begunstigden

Het KB preciseert dat de informatie die moet meegedeeld worden aan het UBO register, informatie betreft voor elk niveau van de eigendomsstructuur. De aard en de omvang van het uiteindelijk belang van de uiteindelijk begunstigde moet immers precies geïdentificeerd worden. Ook moeten de middelen waarmee de controle uitgeoefend wordt geregistreerd worden.

De wet sprak voorheen enkel over de registratie van een gewogen gemiddelde. De praktische registratie in het UBO register vereiste daarentegen al een ingave van de informatie voor elk niveau van de eigendomsstructuur. Deze wijziging in het KB heeft dan ook geen wezenlijke invloed op de praktische registratie. Het vormt daarentegen een bevestiging van de praktijk.

Documentatieplicht

Een wijziging met een grotere impact is de nieuwe verplichting voor vennootschappen, (internationale) verenigingen of stichtingen om elk document te verstrekken dat aantoont dat de informatie opgenomen in het UBO-register met betrekking tot de uiteindelijke begunstigden toereikend, accuraat en actueel is.

Voorheen was het zo dat deze documenten beschikbaar moesten zijn in geval van een controle. Er was echter geen sprake van een verplichte registratie.

Het nieuwe KB brengt hier nu verandering in. Vanaf 11 oktober 2020 dient men verplicht documenten toe te voegen aan de UBO-registratie om aan te tonen dat de opgenomen informatie in het UBO register toereikend, accuraat en actueel is.

Die documenten kunnen, afhankelijk van het specifieke geval, de volgende zijn: een kopie van het aandelenregister, de statuten, een aandeelhoudersovereenkomst, een notariële akte. Deze documenten kunnen echter enkel geconsulteerd kunnen worden door de bevoegde autoriteiten en niet door andere entiteiten of burgers.

De Administratie heeft op haar website gepubliceerd dat er in een transitieperiode wordt voorzien voor bestaande registraties.

Informatieplichtigen die vóór 11 oktober 2020 een registratie hebben uitgevoerd, hebben tot 30 april 2021 om de documenten op te laden, i.e. de uiterlijke datum waarop de jaarlijkse bevestiging van de geregistreerde gegevens voor de eerste maal dient plaats te vinden.

Informatieplichtigen die de registratie vanaf 11 oktober 2020 in orde brengen laden deze documenten op bij de registratie.

Registratie van trusts, fiduciebeheerders en gelijkaardige juridische constructies

Nieuw is ook dat, voorafgaand aan de registratie van hun uiteindelijke begunstigden, informatieplichtige trusts, fiduciebeheerders en gelijkaardige juridische constructies, zich in de Kruispuntbank van Ondernemingen moeten inschrijven overeenkomstig de bepalingen van het Wetboek van economisch recht.

Ruimere toegang tot het register

Voortaan zal niet enkel de actueel geregistreerde informatie toegankelijk zijn, maar ook de volledige historiek van de registratie.

Verder wordt het mogelijk voor iedere burger om bepaalde geregistreerde informatie met betrekking tot VZW’s en stichtingen te consulteren zonder dat zij hiervoor een legitiem belang moeten aantonen. Het betreft de gegevens van de bestuurders, de personen die gemachtigd zijn de vereniging of stichting te vertegenwoordigen, de personen belast met het dagelijks bestuur en de stichters van een stichting. Deze gegevens zijn echter in principe ook beschikbaar in de KBO waardoor de impact van deze wijziging dan ook eerder beperkt is.